Na Slovensku je citeľná zmena postoja spoločnosti k netransparentnému konaniu a vláda zároveň prijíma nové opatrenia v snahe obnoviť dôveru v právny štát. V legislatívnom procese je napríklad zmena, ktorá zavedie nový trestný čin prijatia a poskytnutia nenáležitej výhody (prikrmovanie). Nová právna regulácia a spoločenská klíma tak ovplyvnia podnikanie firiem a ich manažment.
Zvýšenú ochranu informátorom možného protiprávneho konania poskytuje od minulého roka zákon o ochrane oznamovateľov. Ak nahlásia protiprávne konanie, sú pri ukončení pracovného pomeru chránení. Navyše, po splnení určitých zákonných podmienok môže oznamovateľ získať aj odmenu.
Firmy, ktoré majú viac ako 50 zamestnancov, musia viesť aj vnútorný systém overovania oznámení. „Spoločnosti by mali zabezpečiť špeciálne telefonické linky alebo e-maily, na ktoré môžu zamestnanci rýchlo a bezpečne posielať svoje oznámenia a firmy sú povinné oznámenie prešetriť. Po skončení interného vyšetrovania musí byť oznamovateľ informovaný o jeho výsledku,“ hovorí Petra Čorba Stark, partnerka a vedúca korporátneho tímu v advokátskej kancelárii CMS v Bratislave.
Kontrola manažmentu, aj zamestnancov
Riziká pre firmy vyplývajú aj zo zákona o trestnoprávnej zodpovednosti právnických osôb a to v prípade, ak manažment nevykonáva dostatočný dohľad a kontrolu a vo firme dôjde k spáchaniu trestného činu. V niektorých prípadoch je v záujme spoločnosti vykonať interné vyšetrenie, či už za účelom zastavenia protiprávneho konania, predídenia sankciám zo strany štátnych orgánov, ako aj ochrany manažmentu spoločnosti.
Pred začatím každého interného vyšetrovania sa však členovia tímu musia dôkladne oboznámiť so smernicou EÚ o ochrane osobných údajov, s tzv. GDPR smernicou (2016/679). Aby sa spoločnosť vyhla možným nedorozumeniam, mala by mať stanovené jasné pravidlá využívania firemných zariadení zamestnancami. Ide napríklad o používanie notebookov alebo telefónov na súkromné účely.
Ak má spoločnosť podozrenie, že jej zamestnanec koná v rozpore s firemnými pravidlami, na zhromažďovanie dôkazov môže využiť rôzne nástroje. „Spoločnosť môže kontrolovať digitálne správy, e-maily, aj súbory uložené vo firemných zariadeniach. V súčasnosti sú k dispozícii technológie, ktoré pomáhajú veľmi rýchlo identifikovať kľúčové informácie. Pri vyšetrovaní pritom môže expertný firemný tím vypočuť aj zamestnancov ,“ hovorí Petra Čorba Stark.
Napomenutie, ale aj prepustenie zamestnanca
Vyšetrovatelia môžu počas kontroly prehľadávať aj e-maily zamestnancov. „V takom prípade sa však musia snažiť rozlišovať medzi firemnými a osobnými správami a vyhýbať sa ich otváraniu a čítaniu,“ zdôrazňuje Petra Čorba Stark.
Osobný e-mail môžu vyšetrovatelia identifikovať napríklad kontrolou predmetu e-mailu, oslovenia, či podľa použitej verejne dostupnej e-mailovej služby ako napríklad Gmail. Počas kontroly môže expertný tím preveriť aj pevné disky vo firemných notebookoch a stolových počítačoch. Kontrolóri však musia dbať na to, aby neotvárali osobné súbory. Takáto kontrola je preto ľahšia v spoločnostiach, ktoré majú jasné pravidlá na využívanie firemných zariadení.
Ak sa po skončení interného vyšetrovania firma zistí, že jej zamestnanec konal protiprávne, môže začať voči nemu disciplinárne konanie. „Ak zamestnanec spôsobil finančnú škodu, môže firma žiadať o jej zaplatenie, aj keď Zákonník práce stanovuje finančné limity,“ hovorí Petra Čorba Stark. Pri menej závažnom konaní môže dostať zamestnanec písomné napomenutie o porušení pracovnej disciplíny. Pri závažnom porušení mu však môže zamestnávateľ v súlade so Zákonníkom práce okamžite ukončiť pracovný pomer.
V rámci vyšetrovania by mala firma zvážiť, či je povinná predložiť svoje zistenia aj niektorému orgánu dohľadu alebo podať trestné oznámenie. Aby sa firmy vyhli v budúcnosti nedorozumeniam, či súdnym sporom, mali by na základe interného vyšetrovania upraviť aj interné procesy vo firme a napríklad aj smernice týkajúce sa využívania firemných zariadení.
